Centraliser la création de l'événement
Une application de gestion de kermesse commence par la création de l'événement en quelques clics : nom, date, lieu, thème, code d'accès unique à partager avec les familles. Certains outils proposent même un générateur IA qui suggère automatiquement un programme de stands, des tarifs cohérents et un planning de bénévoles adapté à la taille de l'école. Fini les brainstormings de 3 heures pour trouver des idées de stands.
Gérer les stands en un seul endroit
L'application permet de créer chaque stand avec ses caractéristiques : type (jeu, restauration, vente, spectacle), prix, stock initial, matériel nécessaire. Les modifications sont instantanées et visibles par tous les co-organisateurs. Vous pouvez également configurer un plan visuel de l'école en glisser-déposer pour positionner chaque stand et imprimer ce plan à afficher le jour J.
Organiser les bénévoles et le planning
Le module bénévoles centralise la liste des volontaires (importation CSV ou saisie manuelle), les infos de contact et l'affectation à des créneaux horaires par stand. Le planning est visualisé sous forme de grille colorée par horaire et par stand. L'application vérifie automatiquement les conflits d'horaire pour éviter qu'un bénévole soit affecté à deux postes en même temps. Le planning peut ensuite être exporté en PDF et envoyé à chaque bénévole.
Vente de tickets en ligne avant la kermesse
L'une des fonctionnalités les plus appréciées des organisateurs : la boutique en ligne pour les parents. Une fois la kermesse passée en mode « Live », les familles reçoivent un code à 6 caractères pour rejoindre l'événement et acheter leurs tickets directement depuis leur téléphone (carte bancaire via Stripe). Les tickets sont générés avec un QR code unique, prêts à être scannés au stand. Cela réduit considérablement les files d'attente et les manipulations d'espèces.
Caisse numérique le jour J
Le jour de la kermesse, l'application se transforme en système de caisse. Les bénévoles scannent les QR codes depuis leur tablette ou smartphone pour valider les tickets instantanément. Le stock de chaque stand se met à jour en temps réel. Un mode caisse rapide permet d'encaisser en espèces les familles qui n'auraient pas acheté leurs tickets en ligne, en créant des tickets à la volée.
Suivi financier en temps réel
L'onglet finances affiche en direct les recettes globales, les recettes par stand, les dépenses saisies et le bénéfice net estimé. Des graphiques interactifs montrent l'évolution des ventes heure par heure. En fin de journée, un rapport complet (fichier PDF ou Excel) est généré automatiquement : bilan par stand, détail des tickets vendus, comparaison avec le budget prévisionnel.
Communication intégrée
Depuis le tableau de bord, envoyez des emails aux familles ou aux bénévoles directement via l'application : confirmation d'inscription, rappel de la kermesse, remerciements post-événement. Certains outils permettent aussi de générer automatiquement des affiches et des visuels pour les réseaux sociaux, en accord avec le thème choisi.