J-60 : Lancement et organisation de base
☐ Valider la date avec la direction de l'école. ☐ Réserver le gymnase, la cour ou la salle si nécessaire. ☐ Constituer le comité d'organisation (3 à 5 personnes). ☐ Définir les rôles dans le comité (responsable stands, bénévoles, finances, communication). ☐ Créer l'événement sur une plateforme de gestion kermesse. ☐ Définir le thème de la kermesse. ☐ Établir un budget prévisionnel.
J-45 : Programme et partenaires
☐ Lister les stands souhaités (jeux, restauration, vente, spectacle). ☐ Définir les tarifs de chaque stand. ☐ Contacter les partenaires locaux (food trucks, artisans, sponsors). ☐ Vérifier les autorisations nécessaires (licence de débit de boissons temporaire si buvette). ☐ Préparer le plan de l'école avec l'emplacement des stands. ☐ Lancer l'appel aux bénévoles auprès des familles.
J-30 : Bénévoles et communication
☐ Clôturer les inscriptions bénévoles et créer le planning. ☐ Affecter chaque bénévole à un stand et un créneau horaire. ☐ Envoyer le planning à tous les bénévoles. ☐ Préparer et envoyer le premier email d'information aux familles. ☐ Ouvrir les préventes de tickets sur la plateforme (si applicable). ☐ Préparer et imprimer les affiches de la kermesse. ☐ Lister le matériel nécessaire pour chaque stand.
J-15 : Logistique et préparation concrète
☐ Commander ou emprunter le matériel listé pour chaque stand. ☐ Vérifier les stocks de consommables (gobelets, serviettes, denrées alimentaires...). ☐ Tester le système de caisse numérique avec les bénévoles volontaires. ☐ Préparer les caisses de départ (si paiement espèces). ☐ Envoyer un rappel aux familles avec le code d'accès à la boutique. ☐ Vérifier la couverture Wi-Fi ou réseau dans les espaces de la kermesse. ☐ Préparer une signalétique claire (flèches, panneaux des stands, toilettes).
J-2 : Derniers préparatifs
☐ Envoyer un dernier rappel aux bénévoles avec les instructions du jour J. ☐ Préparer les kits de chaque stand (matériel + tablette/smartphone chargé). ☐ Charger tous les appareils utilisés pour la caisse numérique. ☐ Préparer des batteries externes de secours. ☐ Vérifier la météo et prévoir un plan B en cas de pluie. ☐ Envoyer le rappel final aux familles.
Jour J : Ouverture et gestion en direct
☐ Arriver 2 heures avant l'ouverture pour installer les stands. ☐ Briefer les bénévoles sur leur poste et les outils. ☐ Vérifier que chaque stand dispose de son matériel complet. ☐ Ouvrir la caisse centrale et tester les QR codes. ☐ Désigner un coordinateur joignable à tout moment pour les imprévus. ☐ Suivre les recettes en temps réel depuis le tableau de bord. ☐ Gérer les rotations de bénévoles selon le planning.
Clôture : Bilan et remerciements
☐ Fermer les stands dans l'ordre et collecter les caisses. ☐ Générer le rapport financier final (recettes par stand, dépenses, bénéfice net). ☐ Ranger et restituer le matériel emprunté. ☐ Envoyer un email de remerciement aux bénévoles. ☐ Partager le bilan financier avec les familles et la direction de l'école. ☐ Identifier les points d'amélioration pour la prochaine édition. ☐ Archiver les données sur la plateforme pour réutilisation l'année prochaine.